Principes de Confidentialité de Travelex

Travelex Canada Limited (« Travelex ») réaffirme sa volonté de protéger la confidentialité de tous les clients (« vous ») qu’elle dessert. Les divers éléments qui constituent les Principes de Confidentialité de Travelex sont énoncés ci-dessous.

1. Introduction

Travelex apprécie que ses clients souhaitent que leurs renseignements personnels soient protégés et traités comme confidentiels et privés. Ces préoccupations sont tout aussi importantes pour nous et nous les considérons avec le plus grand sérieux. Nous souhaitons vous faire savoir pourquoi nous vous demandons vos renseignements personnels, quels renseignements personnels nous réunissons, comment nous les maintenons confidentiels et les protégeons, comment vous pouvez déterminer quels renseignements personnels nous détenons à votre égard, lesquels nous divulguons et comment vous pouvez limiter certaines divulgations. Nous vous recommandons de lire attentivement ces Principes de Confidentialité.

2. Pourquoi demandons-nous vos renseignements personnels?

Nous vous demandons des renseignements personnels aux fins suivantes:

  • pour faciliter la fourniture des produits et des services que vous nous demandez, y compris la vérification de votre identité;
  • pour vous fournir des informations et vous proposer nos produits et services que nous jugeons susceptibles de vous intéresser et en certains cas, pour permettre aux sociétés du groupe Travelex (ses filiales et sociétés apparentées) de vous fournir des informations sur leurs produits et services;
  • et pour nous conformer à la loi.

3. Informations recueillies et leur utilisation

Si vous décidez de nous commander des produits ou des services, par téléphone, par courrier, sur notre Site Web ou en personne dans l’un de nos points de vente, vous aurez à nous fournir certaines informations, y compris des renseignements personnels tels que nom, adresse postale et/ou courriel, données de carte de paiement, identification photographique telle que figurant sur votre permis de conduire, votre passeport et/ou autres documents. Nous pouvons recueillir aussi des renseignements pour nous conformer aux exigences de la loi, des informations sur vos transactions avec notre société et/ou des sociétés du groupe et des données aux fins de paiement.

Pour confirmer votre identité, les lois fédérales exigent que certaines informations soient obtenues, vérifiées et enregistrées. Ces informations comprennent vos nom, adresse, date de naissance et autres données requises pour satisfaire au processus de vérification. Les renseignements que vous fournissez et les résultats de la vérification sont conservés par Travelex et son agent de vérification anti-fraude aux fins d’audit et de prévention de la fraude.

Travelex n’utilise les renseignements personnels de ses clients que dans le cadre de ses activités commerciales et en vue de fournir à ses clients des prestations de haute qualité. Nous limitons les renseignements personnels que nous réunissions à ceux requis pour effectuer les transactions, vous fournir les informations sur nos produits et services et nous conformer à la teneur de ces Principes de Confidentialité. Si nous souhaitons utiliser vos renseignements personnels à toutes autres fins, nous demanderons votre autorisation au préalable.

4. Retrait d’autorisation

Vous pouvez retirer votre autorisation d’utiliser vos renseignements personnels:

  • si vous nous en avisez par notification écrite avec un préavis minimal de trente (30) jours;
  • si nous estimons raisonnablement qu’il n’existe pas d’exigence légale quant à la conservation et à l’utilisation de vos renseignements personnels; et
  • si le retrait de votre autorisation n’entraîne pas pour nous l’incapacité de vous fournir les services financiers dont vous nous avez chargés.

Pour vous fournir nos services nous avons besoins de certains renseignements et si vous retirez votre autorisation de les utiliser, ceci pourrait rendre impossible la fourniture de ces services.

Vous pouvez renoncer à tout moment à recevoir les communications et les aides à la vente de Travelex et des sociétés du groupe, en suivant la procédure décrite au paragraphe 10 ci-dessous ou en annulant sur la Page de Paiement l’option de recevoir ce matériel ou ces communications.

5. Divulgation et contrôle des renseignements personnels

Dans la mesure autorisée par la loi, vos renseignements personnels sont partagés avec les sociétés du groupe Travelex, y compris certaines sociétés situées hors du Canada. Les renseignements personnels communiqués à une société du groupe Travelex située hors du Canada seront soumis aux lois du territoire en question. Aucun renseignement personnel ne sera communiqué à quiconque hors des sociétés du groupe Travelex, avec les exceptions suivantes:

  • si vous nous autorisez à ce faire;
  • si la loi nous y autorise;
  • si nous croyons de bonne foi que cela est exigé par la loi;
  • aux fins des activités commerciales usuelles, telles que le traitement de vos transactions, la tenue de votre compte, l’exécution des fonctions de la technologie de l’information, en réponse aux ordonnances de tribunaux et aux enquêtes légales, pour rapports aux agences d’évaluation du crédit ou pour vous offrir nos produits et services;
  • aux agents Travelex qui assurent pour notre compte la prestation des services financiers et de soutien tels que le traitement des données et nous exigerons de ces agents qu’ils se conforment à ces Principes de Confidentialité; ou
  • dans les circonstances restreintes décrites spécifiquement dans ces Principes de Confidentialité.

6. Protection des renseignements personnels

Le traitement de vos renseignements personnels se fait à l’interne et est soumis à des contrôles de sécurité très stricts pour les protéger contre l’utilisation illicite, la falsification, la copie, la destruction, la divulgation, la perte, le vol ou l’accès illicite, conformément aux lois pertinentes sur la confidentialité. Les renseignements personnels que vous fournissez sur notre Site Web sont stockés dans des serveurs sûrs situés à Toronto. Les mesures de sécurité sont réexaminées sans cesse et améliorées au fur et à mesure de l’apparition de nouvelles technologies. Pour protéger vos renseignements personnels, nous maintenons en place des mesures de sécurité physiques, organisationnelles et électroniques. Elles comprennent l’utilisation de serrures de sécurité sur les portes, l’accès restreint aux zones de traitement et de stockage de l’information, l’accès aux informations pertinentes restreint au personnel autorisé et aux entrepreneurs autonomes (« Employés ») et l’utilisation de codes et mots de passe.

Nous avisons nos Employés ayant accès à vos renseignements que ceux-ci ne doivent être utilisés que conformément à ces Principes de Confidentialité et aux lois applicables spécifiquement à chaque cas. Comme condition d’emploi, nos Employés sont requis de signer un accord de confidentialité contraignant, qui reste en place même lorsqu’ils quittent Travelex ou prennent leur retraite. Nous tenons nos Employés entièrement responsables de leur conformité aux Principes de Confidentialité et à la loi.

Hélas, la transmission des données sur l’internet n’est pas totalement sûre. Nous nous efforçons de protéger vos renseignements personnels, mais ne pouvons garantir la sécurité des renseignements transmis au Site Web. Lorsque vos renseignements personnels sont reçus, nous utilisons des normes et procédures de sécurité strictes pour empêcher l’accès non autorisé aux données clients. Votre commande est passée sur une connexion de sécurité et vos renseignements personnels sont codés pour assurer leur sécurité à tout moment.

7. Accès à vos renseignements personnels

Si vous désirez examiner ou vérifier vos renseignements personnels, savoir à qui nous les avons communiqués de la façon autorisée par ces Principes de Confidentialité, ou si vous n’êtes pas certain que nous détenons vos renseignements personnels et souhaitez vous en assurer, vous pouvez nous contacter comme indiqué au paragraphe 13 ci-dessous et nous vous répondrons dès que possible. Nous vous poserons alors des questions précises pour nous permettre de rechercher vos renseignements personnels et de vous indiquer si nous les détenons.

  • Il est possible que dans certains cas nous ne soyons pas en mesure de vous indiquer les renseignements personnels que vous nous demandez, par exemple:
  • s’ils contiennent des références à des tiers;
  • s’ils sont privilégiés dans le cadre de procédures judiciaires ou soumis à la confidentialité avocat-client;
  • s’ils contiennent des informations confidentielles qui nous sont propres;
  • s’ils ont été détruits pour cause d’exigences légales ou parce que nous n’en avions plus besoin aux fins énoncées aux présents Principes de Confidentialité;
  • si nous estimons qu’il serait trop coûteux de les extraire; ou
  • s’ils ne peuvent être communiqués pour raisons légales.
  • Si nous ne pouvons vous fournir l’accès à vos renseignements personnels, nous vous en donnerons toujours la raison, si possible.

8. Maintien de l’exactitude de vos renseignements personnels

Nous souhaitons maintenir l’exactitude de vos renseignements personnels pendant qu’ils sont utilisés aux fins mentionnées dans ces Principes de Confidentialité et il vous appartient de les actualiser. La notification rapide de changements (adresse postale, numéro de téléphone, etc.) nous aidera à vous fournir le meilleur service possible. Si l’examen de vos renseignements personnels vous indique que des modifications sont requises, veuillez nous le faire savoir. Nous nous efforcerons d’informer les intéressés de tous changements notables dans les renseignements vous concernant que nous pourrions leur avoir fournis.

9. Conservation

Nous ne conservons vos renseignements personnels que pour la durée et dans la mesure où nous en avons besoin aux fins mentionnées dans ce document. La durée de conservation est influencée aussi : (1) par le type de produit ou de service en question et (2) par les exigences légales auxquelles nous sommes tenues.

10. Marketing direct non sollicité

Dans le contexte du marketing direct, vos renseignements personnels ne seront fournis à qui que ce soit hors du groupe de sociétés Travelex qu’avec votre accord explicite. Si vous ne souhaitez pas recevoir notre matériel de marketing, dites-le nous, par téléphone ou à notre adresse courriel comme indiqué au paragraphe 13 ci-dessous, ou cliquez sur l’option de désinscription dans l’un de nos messages de marketing. Les clients donnent acte qu’ils peuvent être contactés par courrier, téléphone ou courriel pour le service client et/ou la facturation. Nous ne vendons en aucun cas de listes de clients pour utilisation par des tiers non affiliés, sauf nécessité dans le contexte de la vente ou de l’acquisition de la totalité des affaires ou de certaines d’entre elles.

11. Principes de Confidentialité relatifs au Site Web

Ces Principes de Confidentialité régissent toutes transactions conclues avec nous sur l’internet. Nous considérons toutes les informations obtenues par l’internet comme étant des renseignements personnels et nous ne les utilisons donc qu’en conformité avec nos Principes de Confidentialité.

Nous recueillons sur notre Site Web des informations concernant votre ordinateur, y compris et si disponibles, l’adresse IP, le système d’exploitation et le type de navigateur aux fins de la gestion système et de la transmission de données à nos publicitaires. Il s’agit de données statistiques sur les actions et modèles de navigation de nos utilisateurs, sans identifier la personne.

Pour la même raison, nous pouvons rechercher des informations sur votre utilisation générale de l’internet au moyen d’un fichier « cookie ». Les cookies sont de petits éléments d’information stockés sur le disque dur de votre ordinateur par votre navigateur. Ils nous aident à améliorer le Site Web et à découvrir certaines de vos préférences. En revisitant le Site Web, le serveur Travelex reconnaît le cookie et ceci nous donne des informations sur vos passages antérieurs. La plupart des navigateurs sont configurés initialement pour accepter automatiquement les cookies.

Vous pouvez refuser d’accepter les cookies en activant le réglage de votre navigateur qui permet de désactiver les cookies. Mais à défaut de configuration ou si vous modifiez votre navigateur pour désactiver l’acceptation des cookies, il est possible que vous ne puissiez pas utiliser le Site Web. Sauf si vous avez ajusté votre navigateur de sorte qu’il refuse les cookies, notre système les émettra quand vous vous connecterez au Site Web.

12. Modifications aux Principes de Confidentialité

Les modifications que nous apporterons ultérieurement à nos Principes de confidentialité seront affichées sur cette page. Veuillez vous y reporter de temps à autre afin de voir les modifications. En utilisant le Site Web et/ou les services proposés sur le Site Web ou en passant des commandes lorsqu’une modification est en place, vous acceptez cette modification.

La date d’actualisation la plus récente des Principes de Confidentialité est le 11 mai 2010.

13. Prenez contact

Pour toutes questions, préoccupations ou commentaires concernant nos Principes de Confidentialité, veuillez contacter notre Directeur Confidentialité par courriel à privacy.manager@travelexusa.com ou par téléphone au 1-888-489-9901.

 

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